La gestion du planning au cabinet dentaire est d’une importance bien trop grande pour être livrée à l’improvisation. Pourtant, la majorité des praticiens ont du mal a définir les règles de gestion du planning et ne font que le subir. Plutôt que de travailler pour le planning, il est bien plus reposant d’avoir un planning qui travaille pour vous.

La logique habituellement rencontrée dans les cabinets dentaires est la logique du « premier arrivé, premier servi » : c’est à dire que c’est l’ordre d’arrivée des patients et donc leurs préférences personnelles qui dictent l’ordre dans lequel le praticien va effectuer les procédures.

La gestion optimale du planning doit permettre un bon équilibre entre les exigences du patient et les exigences du cabinet. Cela va permettre de reprendre le contrôle d’un certain nombre de paramètres importants – aussi bien pour le praticien que pour les patients – et de maitriser le temps passé au cabinet.

Le planning idéal doit permettre d’éviter les temps-morts et les périodes creuses au milieu de la journée et d’assurer un rythme de travail agréable pour le praticien et les assistantes.

Mais le planning idéal dépend beaucoup des préférences personnelles des praticiens. Il faut donc le définir avec précision en se posant de bonnes questions :

1. Quand préférez-vous traitez les « gros cas » ? Plutôt le matin, « à la fraiche » ou plutôt en fin de journée, une fois que vous avez géré les tâches routinières ?
2. De combien de temps avez-vous besoin pour traiter ces cas complexes ?
3. A quel moment de la journée préférez-vous recevoir les nouveaux patients ? Sachant que ces patients requièrent une attention toute particulière et que toute l’équipe du cabinet doit être mobilisée, peut être allez-vous les recevoir en début de vacation pour être sûr d’être à l’heure ou bien en fin de vacation pour pouvoir déborder en cas de besoin ?
4. Comment organisez-vous vos visites de contrôle et de maintenance ? Ces rendez-vous ne sont pas identiques en durée : certains patients ont des spécificités individuelles et thérapeutiques en ce qui concerne leur maintenance personnalisée. (lien vers la médecine sur mesure)
5. Quand souhaitez-vous recevoir les urgences ?
6. Tenez-vous compte du « temps-assistante » nécessaire à votre équipe pour préparer et conclure vos séances de soins ?

Les réponses à ces questions vont vous aider définir non seulement le planning de la journée idéale mais aussi de la semaine idéale. Peut être souhaitez-vous consacrer un jour spécifique aux nouveaux patients ? Peut-être souhaitez-vous consacrer les mardis matins au traitement des cas complexes ?

L’implication des assistantes est cruciale pour comprendre et définir le planning idéal pour tous. Cela va permettre de fédérer l’ensemble de l’équipe et de placer chacun de ses membres à l’unisson. Si tout le monde comprend ce qui est bon pour le praticien, pour le cabinet et pour les patients, l’organisation du planning a de plus forte chance de devenir plus rationnelle, et en supprimant une source de stress, de faciliter l’exécution des soins.

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