Les Outils Informatiques du Cabinet Dentaire #1

Il fut un temps (pas si éloigné) où le cabinet dentaire pouvait allègrement se passer du moindre ordinateur. Le fichier-patient se gérait sur des dossiers papier, où l’imagerie était argentique et la communication totalement analogique. Tout cela : c’est du passé! En ce début de XXIème siècle, l’informatique et les ordinateurs sont devenus aussi incontournables qu’indispensables.

L’installation informatique du cabinet dentaire mérite que l’on s’y intéresse sérieusement car il est possible d’en tirer de fabuleuses prouesses sans pour autant se prendre la tête, même quand on est pas un spécialiste de la question. L’outil informatique doit nous servir et non nous asservir et nous aborderons ce sujet en deux parties : la première sur des notions de bases qui vous éviteront des galères et la deuxième sur les logiciels utiles pour simplifier la vie du cabinet dentaire.

LES JOIES ET LES PEINES DE L’INFORMATIQUE

A la sortie de la seconde guerre mondiale, le méconnu et néanmoins génial mathématicien et physicien John von Neumann posait les bases de ce qui deviendra l’architecture de base de tous les systèmes informatiques modernes. 70 ans plus tard, les outils informatiques se sont développés de manière exponentielle et il est aujourd’hui devenu quasiment inconcevable de travailler sans un ordinateur. Internet est au coeur du fonctionnement de nos sociétés modernes et les flux de données numériques ne font que croitre.

Cette croissance présente bien sûr des avantages énormes :

Mais, comme toute médaille, les monde numériques et informatiques a ses revers :

  • Risques de crashs informatiques : une panne informatique peut totalement paralyser une activité humaine dépendante de l’outil informatique. La perte irréversible de données sensibles peut même précipiter sa fin.
    Nous verrons dans cette série d’article comment se prémunir contre ses événements indésirables.
  • Risques de piratage ou de vol des données : Les données qui transitent par internet  intéressent beaucoup de gens. Leur protection est le pendant moderne du secret médical. De manière générale, nos vies et activités numériques doivent être protégées par de bonnes habitudes informatiques que nous détailleront dans cette série d’articles.
  • Hyper-dépendance aux outils numériques : Si l’outil informatique devient indispensable alors nous en devenons hyper-dépendants malgré nous. Outre la part croissante du temps consacré par les humains aux activités numériques, la robotisation fait planer le risque de disparition des savoir-faire (un robot aurait réussi à poser un implant dentaire) est une préoccupation majeure pour les générations futures.

QUEL SYSTEME INFORMATIQUE?

D’abord, il faut choisir son OS (Operating System) et pour le commun des mortels, ce choix se résume à une question simple : Mac ou Windows?

Puisque l’un copie l’autre, ces deux systèmes d’exploitation sont équivalents en termes de fonctionnalités. Cependant, il faut savoir que 90% des ordinateurs d’entreprises dans le monde fonctionnent sous Windows. En conséquence, les éditeurs de logiciel dentaires privilégient l’utilisateur PC à l’utilisateur Mac.

Mais la montée en puissance du « cloud computing » devrait gommer progressivement cette dichotomie puisque la tendance moderne est à l’utilisation des outils informatiques mobiles (smartphone, tablettes…) et les applications doivent pouvoir être compatibles avec tous les OS, qu’ils soient mobiles ou non.

QUELLES MACHINES?

L’installation informatique doit suivre les besoins du cabinet selon que vous exercez seul ou en groupe et que votre cabinet soit équipé d’appareils d’imagerie numérique. Il faut adapter les caractéristiques des machines en fonction :

  1. des volumes de données traitées (Mémoire de Stockage)
  2. des vitesse de traitement (Mémoire vive – RAM) nécessaires

Si votre cabinet est équipé en imagerie numérique (RVG, panoramique, CBCT, empreintes optiques…) alors il vous faudra prévoir des capacités de stockage et de traitement adaptées.

Quelle RAM pour votre ordinateur?

Si vous êtes plusieurs praticiens/plusieurs salles de soins, alors vous aurez besoin de plusieurs postes installés en réseau. Les ordinateurs sont reliés et peuvent échanger toute ou partie des données.

En plus des ordinateurs, le cabinet dentaire doit être équipé de quelques périphériques :

QUELQUES PRECAUTIONS D’USAGE

2  points nous semblent particulièrement importants à aborder :

  1. LES SAUVEGARDES : elles doivent institutionnelles et systématiques. Pour sauvegarder du contenu informatique et le sécuriser, la règle est que vous devez faire un minimum de deux sauvegardes : l’une – interne – qui peut rester au sein de votre cabinet et l’autre -externe – que vous conserverez dans un lieu sûr, en dehors de votre cabinet. Nos grand-mères nous ont bien de ne pas mettre tous nos oeufs dans le même panier!
    Exemple de sauvegarde pour l’environnement Mac : Time Capsule est un appareil qui effectue des sauvegardes automatiques par wi-fi : même pas besoin d’y penser : ça se fait tout seul. Le contenu et les paramétrages du serveur sont doublés grâce à l’application Carbon Copy Cloner sur un disque dur externe d’1To. Il faut juste penser à le faire régulièrement (une fois par semaine) et ramener la sauvegarde en lieu sûr.
  2. LES MOTS DE PASSE : ils sont l’autre talon d’Achille des systèmes informatiques. Nous en utilisons de plus en plus et régulièrement, on nous informe que nos mots de passe ne nous protège pas assez. Il faut donc prendre de bonnes habitudes dans ce domaine : utilisez des mots de passe longs, complexes et que vous seuls connaissez. La tendance actuelle est d’utiliser des phrases de passe et n’utilisez pas les mêmes mots de passe pour vos différents services numériques.
    Exemple : Codez une phrase facile à retenir, un titre de film ou de chanson en utilisant les premières lettres de chaque mot. Par exemple, « J’ai deux amours, la paro et la prothèse » donnera Ja2ampeP ou bien carrément utiliser la phrase complète : j’aideuxamourslaparoetlaprothese
    Cliquez ici pour savoir comment choisir un mot de passe efficace.

CONCLUSION

Pas besoin d’être un geek pour tirer profit des possibilités de l’informatique moderne. Mais il est tout aussi illusoire de penser que l’informatique est un long fleuve tranquille car des bugs il y a et des bugs il y aura toujours. Lorsqu’ils surviennent, il faut s’y confronter et essayer de rechercher soi-même des solutions (internet, forums, revues, conseils professionnels…) car c’est – et ça restera – le meilleur moyen d’améliorer ses compétences informatiques.


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