Dans un contexte économique tendu, les entreprises doivent obligatoirement maitriser leurs dépenses. De plus, les difficultés d’accès aux soins, les encadrements tarifaires et une nouvelle concurrence imposent aux chirurgiens-dentistes de maîtriser d’autant plus leur gestion. The Dentalist a donc choisi de consacrer plusieurs articles sur les notions élémentaires de gestion grâce aux conseils de praticiens clairvoyants qui se sont formés dans ce domaine et grâce à Emmanuel MONLEAU, de la société FORMATION ACHATS, spécialiste-conseil des dépenses des cabinets dentaires. 

Avoir de bons fournisseurs ne fait pas tout ! Lorsque l’on veut mettre en place des économies dans un cabinet il faut que tout le personnel soit investi, y compris les associés. Mais comment susciter l’adhésion de l’équipe ? En proposant une organisation qui valorise cet objectif commun.

DEFINISSEZ LES RÔLES

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, mettre tout le monde sur le pont pour chercher des économies peut être contre-productif.

Pour commencer il est important de COMMUNIQUER avec son équipe et de rappeler pourquoi il est aujourd’hui prioritaire de faire des économies.

Ensuite définissez des responsabilités pour chacun, en fonction de leur poste, de leurs affinités et de leurs compétences, surtout si vous avez plusieurs personnes dans votre équipe.

• Répartissez les différentes familles d’achat : chacun a donc un périmètre de responsabilité (fraises + produits d’entretien ou consommables + vêtements ou prothèses …), avec pour objectif de mettre en place des économies.
• Définissez des spécialités : une de vos assistantes pourrait être spécialisée dans la négociation tandis que l’autre s’occuperait de la validation des nouveaux produits.

Pour les plus petits cabinets, vous pouvez par exemple identifier 2 familles sur lesquelles vous allez travailler cette année, et vous vous concentrerez sur 2 autres familles de produits l’année suivante.

FAITES ATTENTION À LA QUALITÉ

Le risque, lorsque l’on veut faire des économies, est de diminuer la qualité des produits que l’on achète. Il est donc essentiel d’avoir une personne qui soit garant de cette qualité, et qui validera systématiquement un nouveau produit avant qu’il soit utilisé par le cabinet.

Nous avons tous déjà été confrontés à ce problème : un produit qui coûte 20% moins cher mais qui nécessite d’en mettre 2 fois plus pour le même résultat. Au final on aura dépensé plus, alors que le prix d’achat semblait moins cher (d’où l’importance de ce rôle de « validation »). Il ne s’agit pas de bloquer les nouveautés, mais de s’assurer que l’économie est réelle.

COMPAREZ ATTENTIVEMENT LES NOUVELLES OFFRES

Lorsque vous comparez le prix des produits, calculez en « coût total ». Ne regardez pas seulement le coût d’acquisition, mais considérez tous les coûts annexes (consommable, maintenance, quantité, …).

Par exemple avant de changer de fournisseur de fraises, constatez la durée de vie de vos fraises actuelles. Demandez ensuite au nouveau fournisseur identifié de vous fournir des échantillons et utilisez ces nouvelles fraises lors de vos prochaines interventions

• Vous n’avez pas encore changé de fournisseur, donc si le nouveau produit ne fonctionne pas correctement vous disposez toujours des produits de votre ancien fournisseur
• Comparez la durée d’utilisation de ces nouvelles fraises. Une fraise 30% moins chère, même si elle ne dure que 4 jours au lieu de 5 (-25%) reste une bonne affaire.

GAGNEZ DU TEMPS

Prenez le temps de recevoir quelques fournisseurs. Evitez les échanges entre 2 portes qui ne donnent rien, mais prenez 20 minutes pour les écouter, exposez vos attentes et travaillez avec eux l’optimisation de vos achats.

Pour mettre en place des économies vous devrez rester attentif aux opportunités : réductions, nouveaux fournisseurs, innovations, … Evitez ainsi de voir tous les fournisseurs vous-même mais concentrez-vous sur les familles que vous jugez stratégiques. Invitez les autres à se présenter au membre de votre équipe qui aura la responsabilité de cette famille de produits. Si vous n’avez pas décidé de travailler sur cette famille de produits, demandez-lui de revenir l’année prochaine.

CHANGEZ LES MENTALITÉS

• Méfiez-vous des offres alléchantes des fournisseurs, par exemple une promo 50% de produit offert correspond à 30% de réduction uniquement.
• Evitez de piocher les meilleures offres chez différents fournisseurs … Car les économies ne méritent pas le temps que vous y passerez. Privilégiez une approche globale : un partenariat en échange de bonnes conditions commerciales. Vous ne perdrez pas beaucoup au change mais vous gagnerez un temps précieux (que vous pourrez utiliser pour rencontrer d’autres fournisseurs …)
• Récompensez vos collaborateurs : valorisez les économies générées par chacun et transformez-les en une prime de fin d’année.
• Evitez les achats compulsifs. Toujours se laisser le temps de la réflexion (même devant une promo attractive à l’ADF) : il n’y a pas de raison de ne pas avoir le même prix dans deux jours, et au mieux vous pourrez peut être négocier une ristourne supplémentaire.

Emmanuel MONLEAU est consultant-associé pour la société FORMATION ACHATS dont les conseils en optimisation d’achats incluent de l’audit-conseil, de la formation aux achats et des outils logistiques et techniques quelle que soit la taille de votre cabinet dentaire.

Pour apprendre un peu plus, Emmanuel MONLEAU peut également intervenir sur le thème de l’optimisation des achats et des stocks pour des groupes de praticiens ou pour des sociétés scientifiques.
Contact : emmanuel@fc-achats.fr