Faire des réunions n’est pas toujours très enthousiasmant. Trop de praticiens considèrent que c’est une perte de temps en comparaison du temps passé au fauteuil. Pourtant, si on les aborde intelligemment, les réunions peuvent optimiser le temps passé au fauteuil.
Il suffit de les appréhender de la même manière que les premières consultations.
D’un point de vue financier, le temps consacré à la première consultation n’est jamais très rentable. Une heure passée à poser 4 couronnes céramiques sur un quadrant et une heure consacrée à réaliser un examen clinique global ne sont pas honorées de la même manière. Pourtant, sans un examen clinique global initial et sans avoir consacré du temps à des explications, vous n’auriez surement jamais eu l’opportunité de réaliser ces quatre couronnes.
De manière similaire, les personnes les plus clairvoyantes ont compris l’intérêt des réunions et ils savent comment les mener. Pour eux, les réunions constituent une activité très sérieuse : elles sont essentielles pour créer les objectifs communs, l’engagement et la motivation au sein de l’équipe de soins. Trop souvent, les membres d’un cabinet dentaire ont tendance à travailler de manière isolée et compartimentée alors que les soins de qualité réclament de la complémentarité et de la coordination.
Pour développer un esprit d’équipe solide, voici les 3 types de réunions que vous devriez tenir :
1- LE STAFF DU MATIN
Certains cabinets dentaires commencent la journée de travail par « un staff » de 10 à 15 minutes. Il ne s’agit pas là de repenser complètement l’organisation du cabinet. Le but est de coordonner l’équipe face aux tâches qui l’attendent et tout le monde doit pouvoir s’exprimer. Pour être efficace, la réunion du matin doit cibler 3 points :
- Une revue de certains dossiers particuliers : si vous et votre équipe souhaitez travailler dans un véritable esprit d’équipe vous verrez un intérêt particulier à les informer de l’élaboration, du déroulement ou des modifications des plans de traitement.
- La revue des patients du jour : Quels soins sont prévus ? Quelles spécificités ? Les travaux de laboratoire du jour sont-ils prêts ? Quelqu’un a-t-il une info concernant un patient susceptible d’intéresser les autres ?
- La revue des évènements particuliers : Est-ce qu’un patient arrive au terme d’un grand plan de traitement ? Mme Michu a téléphoné hier, elle n’a plus de produit de blanchiment…
Le staff matinal consiste à attirer l’attention de tous les membres de l’équipe sur les évènements importants de la journée à venir. C’est un outil particulièrement efficace de cohésion et de coordination de l’équipe de soins.
2- LE DEBRIEFING DU SOIR
La réunion du soir n’est pas plus longue que celle du matin mais le but est différent. Il s’agit ici de tirer le bilan de la journée.
- Avons-nous atteint les objectifs que nous nous sommes fixés? Si non, pourquoi?
- Nous avons eu un problème avec le colis du laboratoire. Que s’est-il passé? Comment l’éviter à l’avenir?
Il ne s’agit pas de faire des reproches ou des réprimandes mais d’apprendre de ses erreurs et de progresser dans le sens de l’amélioration perpétuelle.
3- LES REUNIONS MENSUELLES ET ANNUELLES
Ces réunions sont plus longues et permettent de réfléchir et mettre en place des changements futurs plus conséquents. Il est possible d’analyser le déroulement de journées particulièrement agréables ou profitables pour le cabinet et d’analyser les raisons de ces succès en terme de revenus, de planning ou de patients, afin de faire en sorte que ces journées soient plus fréquentes et plus régulières.
Au delà de ces trois types de réunions, il existe d’autres moyens de renforcer l’esprit d’équipe au sein de votre cabinet dentaire comme des séminaires ou des retraites en dehors du cabinet pour favoriser la cohésion et l’engagement des membres. Mais la réalité est simple : si vous souhaitez que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, vous devez passer du temps dans la même pièce, au même moment, en vous concentrant sur les mêmes objectifs.
Bravo pour cet article qui analyse très lucidement un besoin fondamental de n’importe quelle entreprise et donc naturellement des cabinets et cliniques dentaires. La difficulté est de trouver le temps de faire ces réunions indispensables. Cela à un coût élevé car elles concernent tout le personnel et qu’il faudra bien le répercuter sur le prix des actes. Nos tarifs bloqués datent d’une époque où le cabinet dentaire n’était pas une entreprise mais une activité « libérale » que les praticiens exerçaient dans une pièce de leur appartement, le salon étant la salle d’attente. C’est vrai.
Tant que nous serons dépendant d’organismes sociaux obligatoires ou complémentaires il sera très difficile de faire entrer la modernité entreprenariale dans nos exigences de qualité. Ces réunions peuvent y participer alors faisons le autant que possible.
Bonjour et merci pour votre commentaire.
Le temps et le coût de ces réunions sont, je pense, négligeables par rapport au temps et à l’argent perdus lorsqu’elles ne sont pas faites. La non-qualité finit toujours par couter plus cher que la qualité.
Autre avantage d’une équipe soignante bien coordonnée : la qualité perçue par les patients les fidélise et les incitent à recommander le cabinet auprès de leurs proches. Cette fréquentation, et l’image de qualité qui lui est associée, constituent un atout majeur dans ces périodes troubles de concurrence déloyale et de démagogie tarifaire.