Dans un contexte économique difficile, les entreprises doivent obligatoirement maitriser leurs dépenses. De plus, les difficultés d’accès aux soins et les encadrements tarifaires imposent aux chirurgiens-dentistes de maîtriser leurs finances. The Dentalist a donc choisi de consacrer une série d’articles sur les notions élémentaires de gestion grâce aux conseils de praticiens clairvoyants qui se sont formés dans ce domaine et grâce à Emmanuel MONLEAU, de la société FORMATION CONSEIL ACHATS, spécialiste-conseil des dépenses des cabinets dentaires.

Placards pleins à craquer, sous-sols remplis de cartons, ou à l’inverse rupture de stock au plus mauvais moment…  Nous sommes tous confrontés à cette problématique : Où stocker ses consommables pour toujours avoir ses produits disponibles avant une intervention ? Comment ranger ses stocks ? Que commander ? A quelle fréquence ?
Voici 5 erreurs à éviter :

1. COMMANDER EN GROSSES QUANTITE

Les fournisseurs en sont friands : 2 achetés = 1 offert, +50% offert, …. Ces promotions vous incitent à acheter en grosse quantité pour bénéficier de tarifs attractifs. La solution consiste à négocier : « Plutôt que de bénéficier de réductions nous négocions pour nos clients des conditions avantageuses valables toute l’année » explique Emmanuel MONLEAU, consultant associé. « Ils n’achètent donc que ce dont ils ont besoin et au prix bas ».

2. L.I.F.O

Ces initiales, pour “Last In First Out” (dernier dedans, premier dehors), nous rappellent le risque d’un stock trop plein : on ne vide et on ne remplit que la partie visible de son étagère. Pour une gestion de stock optimisée on préfère utiliser la technique dite « First In First Out » (premier dedans premier dehors) afin de faire tourner la marchandise : les nouvelles marchandises sont placées en fond de placard pour que lors du prochain besoin ce soit le produit « le plus ancien » qui soit utilisé. Cela reste une tendance naturelle dans la plupart des cabinets, mais vous saurez désormais que cette méthode a un nom.

3. LE STRICT NECESSAIRE

Solution ultime pour conserver ses stocks au minimum, ne commander que ce dont on a besoin. Mais cette solution n’est pas sans risque, elle demande un temps considérable pour calculer ce besoin minimum et une bonne boule de cristal. « Il est préférable de calculer la quantité moyenne à commander chaque quinzaine (basée sur sa consommation annuelle), assortie d’un stock de sécurité. » selon Emmanuel MONLEAU. Grâce à leurs outils on sait quelles quantités commander et on évite tout risque de rupture avec les coûts assortis (commande urgente au fournisseur, frais de transport express, …)

4. LA GESTION VISUELLE DES STOCKS

Si c’est elle qui gère les stocks, demandez à votre assistante quels sont ses critères pour décider quand recommander un produit. Elle vous répondra certainement qu’elle le voit. « Cette méthode empirique fonctionne, mais pour limiter les risques on a tendance à sur-stocker » rappelle FC-ACHATS. Des outils simples et pratiques existent pour faciliter cet exercice, la plupart issus de l’industrie et appliqués aux cabinets dentaires :

• des feuilles de synthèse (résumant pour chaque article quand repasser commande),
• des commandes par bacs (lorsqu’un produit est utilisé son emballage ou sa fiche sont placés dans un bac) ou un scanner de codes-barres. On sait exactement ce qui a été consommé et ce qu’il faut commander
• un logiciel de gestion de stock,
• …

« Le coût de telles solutions (achat d’un logiciel ou mise en place de fiches) est très vite amorti par les économies générées, mais nécessite pour chaque produit de calculer le niveau de stock nécessaire », précise FC-ACHATS.

5. STOCKER LES QUANTITES ANNUELLES

Pour certains produits stratégiques (comme les implants) vous pouvez être amenés à négocier avec les fournisseurs des marchés annuels. C’est une excellente approche, mais attention à ne pas en supporter le coût de stockage (des m² occupés) et le risque (vol, incendie, détérioration, obsolescence, …) ! Vous pouvez très bien passer un marché (et étaler le paiement sur 10 mois) avec un stock de sécurité chez vous et des appels de livraison tous les 15 jours ou tous les mois en fonction de la consommation de votre stock.

CONCLUSION

« Un stock optimisé c’est moins de surface occupée, moins de risque mais c’est aussi générateur de trésorerie car les produits qui ne sont pas en stock ne seront pas payés au fournisseur, donc cet argent reste sur votre compte bancaire » conclue FC-ACHATS. Grâce à des règles de bonnes pratiques et quelques outils simples on peut tenir un stock minimum sans prendre de risque. Il existe aussi des outils informatiques (pour de plus gros cabinets) qui viennent simplifier la gestion quotidienne des achats.

Emmanuel MONLEAU est consultant-associé pour la société FORMATION CONSEIL ACHATS dont les conseils en optimisation d’achats incluent de l’audit-conseil, des outils logistiques et techniques quelle que soit la taille de votre cabinet dentaire.

Pour apprendre un peu plus, Emmanuel MONLEAU peut également intervenir sur le thème de l’optimisation des achats et des stocks pour des groupes de praticiens ou pour des sociétés scientifiques.
Contact : e.monleau@codequa.fr