Dans un contexte économique tendu, les entreprises doivent obligatoirement maitriser leurs dépenses. De plus, les difficultés d’accès aux soins et les encadrements tarifaires imposent aux chirurgiens-dentistes de maîtriser d’autant plus leur gestion. The Dentalist a donc choisi de consacrer une série d’articles sur les notions élémentaires de gestion grâce aux conseils de praticiens clairvoyants qui se sont formés dans ce domaine et grâce à Emmanuel MONLEAU, de la société FORMATION CONSEIL ACHATS, spécialiste-conseil des dépenses des cabinets dentaires. Après la gestion des stocks : la maitrise de dépenses.

Si l’on analyse les postes de dépenses d’un cabinet dentaire, les achats arrivent souvent en seconde position après les salaires  et les charges. Ils représentent entre 20% et 30% du chiffre d’affaire répartis sur plusieurs familles et constituent une formidable opportunité pour faire des économies.

Voici 5 précieux conseils :

TRAVAILLER LE POSTE DES CONSOMMABLES

C’est souvent le premier poste auquel on pense car on voit les produits passer entre nos mains. Il existe plusieurs fournisseurs en France qui se partagent ce gros gâteau et nous assomment de « prix bas », de « 50% de réductions » et de cadeaux plus ou moins intéressants … Mais comment faire pour acheter ses consommables au juste prix ?

• Négocier un niveau de remise conséquent sur le prix catalogue. Le pourcentage dépend en général de la taille de votre cabinet, mais on peut facilement obtenir 20% de réduction. Attention, cette réduction doit être appliquée toute l’année et en plus des promotions en cours (3 achetés 1 offert, …)
• Acheter à l’étranger : il existe des fournisseurs réactifs dans les pays limitrophes qui proposent des prix très intéressants sur des articles de qualité. Cela s’explique par une politique de prix, une fiscalité, une législation différentes de la France. De plus en plus de praticiens vont aussi acheter leurs produits en Chine. C’est peut être pertinent sur certaines familles mais attention aux conditions (qualité, garantie, paiement, transport).
• Le groupement d’achat, c’est ce que FORMATION CONSEIL ACHATS préconise à ses clients. En regroupant les achats de plusieurs dentistes ils tirent les prix vers le bas pour l’ensemble des cabinets signataires. « Nous avons d’excellents résultats avec cette méthode, même pour des gros cabinets qui achètent avec plus de 30% de remise auprès des principaux VPC » explique Emmanuel MONLEAU, consultant associé.

NE PAS OUBLIER LES FRAIS GENERAUX

Il s’agit souvent de « petites dépenses » ou de « dépenses occasionnelles », comparées aux achats de consommable. Elles sont donc souvent négligées alors que le potentiel de négociation est important.

• Téléphonie : avec l’arrivée de FREE, les prix des forfaits mobiles ont été revus à la baisse, mais qu’en est-il de vos factures de téléphonie fixe ? D’Internet ?
• Comptable, assurance, avocat, … difficile de savoir si le niveau de prestation correspond aux honoraires facturés.
• Tickets restaurant, papeterie, photocopieurs, hôtels, billets de train / avion, … la liste peut être longue.

Là encore, il est possible de passer par des groupements d’achats qui permettent d’obtenir des remises conséquentes malgré son faible volume d’achat.

NEGOCIER LES DEPENSES OBLIGATOIRES

« Les déchets souillés par le sang, les aiguilles, … doivent être collectés par des organismes accrédités. Mais il existe pour une même zone plusieurs prestataires pouvant réaliser l’opération : une situation idéale pour les mettre en concurrence ! ». En revanche la sélection du partenaire est importante :

• Les références : demandez quelques noms de clients pour lesquels la société travaille, afin de vérifier ce que vos confrères pensent de leurs services.
• Les certificats : obligatoires pour attester du traitement des déchets
• Nombre de passages : attention aux économies fictives ! Exigez un devis aux mêmes conditions que votre fournisseur actuel (par exemple collecte tous les 15 jours).
• Négociez chaque poste du devis : le coût du passage mais aussi le prix du container. On a souvent de bonnes surprises en regardant ce qui se fait ailleurs.

 LES PRODUITS TECHNIQUES

Implants, fauteuils, stérilisation, … Nous sommes souvent attachés à une marque qui nous suit depuis plusieurs années ou à une personne qui a toujours été présente et réactive. Quand on ne souhaite pas changer de fournisseur, difficile de le mettre en concurrence … Et bien tant que votre fournisseur ne sait pas que vous voulez travailler exclusivement avec lui, il est possible de négocier. Laissez entendre que vous avez été approché par une autre marque, que l’on vous a recommandé un autre prestataire, vous pouvez même aller jusqu’à faire faire d’autres devis et les lui montrer. « Dans nos formations nous expliquons qu’il est important d’y aller doucement pour ne pas brusquer son fournisseur, mais les résultats sont là. En période économique difficile un fournisseur ne veut pas perdre un client fidèle et il fera un petit geste supplémentaire ».

NEGOCIER AVEC SON PROTHESISTE?

Nous consacrerons bientôt un article entier sur le sujet, car les relations avec son/ses prothésiste(s) sont particulières : il s’agit souvent d’un partenariat qui peut durer depuis de nombreuses années et l’on attend aussi de son prothésiste autre chose qu’un prix. Qualité, délais, … sont des critères importants pour lesquels on est prêt à payer plus cher. Il n’empêche, selon l’adage « la confiance n’exclut pas le contrôle », parler de tarifs avec son prothésiste ne doit pas être tabou. Cela montrera que vous restez attentifs au marché et que vous souhaitez renforcer votre partenariat.

 CONCLUSION

En consacrant un peu de temps à ses achats on peut facilement économiser plusieurs milliers d’euros (en moyenne 3.000€ à 5.000€ par praticien) : « pour un cabinet de 4 dentistes dans le sud de la France, FORMATION CONSEIL ACHATS a identifié et mis en place 20.000€ d’économies en l’espace de quelques mois ».
Moralité : avant de penser à gagner plus, veillez à dépenser moins.

Emmanuel MONLEAU est consultant-associé pour la société FORMATION ACHATS dont les conseils en optimisation d’achats incluent de l’audit-conseil, de la formation aux achats et des outils logistiques et techniques quelle que soit la taille de votre cabinet dentaire.

Pour apprendre un peu plus, Emmanuel MONLEAU peut également intervenir sur le thème de l’optimisation des achats et des stocks pour des groupes de praticiens ou pour des sociétés scientifiques.
Contact : emmanuel@fc-achats.fr