Tout le monde n’a pas l’âme d’un négociateur et beaucoup d’entre nous ont des aprioris négatifs sur le fait de négocier, essentiellement parce que nous n’avons pas de formation commerciale. Mais négocier signifie simplement « discuter pour arriver à un accord mutuel et nécessite de connaitre des techniques et des outils plus subtils ».

Nous allons illustrer quelques principes de base avec un exemple difficile : son laboratoire de prothèse. Le prothésiste est souvent plus qu’un simple fournisseur : c’est un véritable partenaire dont vous n’attendez pas qu’un « prix », mais un niveau de qualité, de la réactivité, un esprit d’équipe… Cela ne doit cependant pas vous empêcher de négocier de temps en temps les tarifs de vos travaux prothétiques.

Ces conseils de négociation sont applicables dans bien d’autres domaines : achat d’une voiture, prêt bancaire, régler un litige avec un patient…

1- TOUT SE JOUE LORS DE LA PREPARATION

Dans une négociation, le temps que l’on passe effectivement à négocier ne représente que 20% du travail … 80% du temps étant consacré à sa préparation. Il faut effectivement arriver à une négociation en étant préparé, pour cela rien de mieux que d’écrire sur le papier les éléments suivants :

• Commencez par définir ce que vous voulez obtenir de cette négociation. Il peut y avoir un ou plusieurs points et chaque point sera un objectif à atteindre.
• Listez aussi, selon vous, quels sont les objectifs de votre interlocuteur ? A-t-il un souci que vous pourriez l’aider à résoudre ?
• Hiérarchisez vos objectifs : Définissez ceux qui sont incontournables et que vous souhaitez obtenir, et ceux plus optionnels que vous pourriez concéder dans la négociation. C’est le concept du « Donner pour recevoir » : vous faites un geste positif envers votre interlocuteur « en lui offrant quelque chose», afin qu’il vous rende la pareille sur un point  qui vous est important.
• Vous pouvez ensuite définir et écrire les arguments que vous allez avancer.

Attention cependant, l’un de vos arguments pourrait concerner le prix d’une prestation. Avant d’annoncer un prix, il vous faut impérativement connaitre le positionnement de la concurrence. Annoncer un objectif de prix qui serait inatteignable pourrait frustrer votre interlocuteur ou vous ferait perdre en crédibilité.

2- L’IMPORTANCE DE LA RELATION

Contrairement à ce que l’on peut penser, il est plus facile de négocier avec quelqu’un que l’on connait et plus encore avec quelqu’un que l’on apprécie. Raison de plus pour ne pas avoir peur de prendre les devants avec son prothésiste. En effet si vous connaissez votre interlocuteur vous définirez plus facilement les arguments qui feront mouche et en jouant la carte de la sympathie vous ferez plus facilement passer des messages. Lors de votre négociation il est donc impératif d’instaurer un climat favorable à l’échange. Choisissez un moment détendu, pas entre deux portes pendant une livraison, mais dans un bureau ou autour d’un café ou d’un repas.

3- COMMENT DEMARRER LA DISCUSSION?

Pour instaurer ce climat favorable à l’échange, commencez par des sujets du quotidien : déroulement du week-end, prochaines vacances prévues, comment vont les enfants, … Evitez de rentrer directement dans le vif du sujet, pour ne pas « agresser » votre interlocuteur, mais ne tournez pas autour du pot. Pour démarrer vous pouvez par exemple capitaliser sur les points forts de votre relation, ou en cas de conflit rappeler objectivement les points d’accord. Par exemple un retour d’un patient très content, un bridge qui s’est installé plus rapidement que prévu, …

Démarrer une négociation en déstabilisant l’autre constitue une erreur tactique ! Donc ne débutez pas votre entretien par une liste de ce qui ne va pas. Cela serait paradoxal : pourquoi envisagerait-on de travailler avec un fournisseur s’il est mauvais ? On induit forcément chez son interlocuteur de la suspicion, peu favorable à une relation fructueuse et pérenne.

4- COMMENT ETRE CONVAINCANT?

C’est le but ultime d’une négociation, convaincre son interlocuteur que vous avez raison … ou vu sous un autre angle qu’il a tout intérêt à vous donner raison. Mais il est très difficile de faire changer quelqu’un de point de vue et il vaut mieux montrer l’intérêt mutuel de votre proposition.

• Restez ferme (mais pas borné). Vous devez avoir confiance en vous et la volonté d’atteindre votre objectif.
• Utilisez vos arguments un par un pour ne pas « griller toutes vos cartouches » trop vite.
• Pour chacun de vos arguments prévoir les objections possibles de votre interlocuteur. Cette étape se fait lors de la phase de préparation et pour chaque objection que vous aurez anticipée préparez une « parade ». Si vous devez faire face à une objection qui n’était pas prévue et que vous ne trouvez aucune parade, utilisez la méthode des hommes politiques : changez de sujet ! Passez à un autre argument.

5- VERROUILLER CHAQUE ACCORD

Lorsqu’un accord commence à se dessiner, nous avons tous tendance à relâcher notre attention et c’est à ce moment qu’un malentendu ou un non-dit se glisse dans la discussion. Chaque interlocuteur repart donc en ayant compris quelque chose de différent de l’autre.
Lorsque vous vous mettez d’accord sur un point vérifiez clairement l’assentiment de votre interlocuteur afin d’éviter tout malentendu. Conclure par un accord écrit et clair (une nouvelle liste de tarifs, un email de confirmation, …) est un bon moyen de s’en assurer.

Emmanuel MONLEAU est consultant-associé pour la société FORMATION ACHATS dont les conseils en optimisation d’achats incluent de l’audit-conseil, de la formation aux achats et des outils logistiques et techniques quelle que soit la taille de votre cabinet dentaire.

Pour apprendre un peu plus, Emmanuel MONLEAU peut également intervenir sur le thème de l’optimisation des achats et des stocks pour des groupes de praticiens ou pour des sociétés scientifiques.
Contact : emmanuel@fc-achats.fr

Si l’on analyse les postes de dépenses d’un cabinet dentaire, les achats arrivent souvent en seconde position après les salaires  et les charges. Ils représentent entre 20% et 30% du chiffre d’affaire répartis sur plusieurs familles et constituent une formidable opportunité pour faire des économies.

Voici 5 précieux conseils :

TRAVAILLER LE POSTE DES CONSOMMABLES

C’est souvent le premier poste auquel on pense car on voit les produits passer entre nos mains. Il existe plusieurs fournisseurs en France qui se partagent ce gros gâteau et nous assomment de « prix bas », de « 50% de réductions » et de cadeaux plus ou moins intéressants … Mais comment faire pour acheter ses consommables au juste prix ?

• Négocier un niveau de remise conséquent sur le prix catalogue. Le pourcentage dépend en général de la taille de votre cabinet, mais on peut facilement obtenir 20% de réduction. Attention, cette réduction doit être appliquée toute l’année et en plus des promotions en cours (3 achetés 1 offert, …)
• Acheter à l’étranger : il existe des fournisseurs réactifs dans les pays limitrophes qui proposent des prix très intéressants sur des articles de qualité. Cela s’explique par une politique de prix, une fiscalité, une législation différentes de la France. De plus en plus de praticiens vont aussi acheter leurs produits en Chine. C’est peut être pertinent sur certaines familles mais attention aux conditions (qualité, garantie, paiement, transport).
• Le groupement d’achat, c’est ce que FORMATION CONSEIL ACHATS préconise à ses clients. En regroupant les achats de plusieurs dentistes ils tirent les prix vers le bas pour l’ensemble des cabinets signataires. « Nous avons d’excellents résultats avec cette méthode, même pour des gros cabinets qui achètent avec plus de 30% de remise auprès des principaux VPC » explique Emmanuel MONLEAU, consultant associé.

NE PAS OUBLIER LES FRAIS GENERAUX

Il s’agit souvent de « petites dépenses » ou de « dépenses occasionnelles », comparées aux achats de consommable. Elles sont donc souvent négligées alors que le potentiel de négociation est important.

• Téléphonie : avec l’arrivée de FREE, les prix des forfaits mobiles ont été revus à la baisse, mais qu’en est-il de vos factures de téléphonie fixe ? D’Internet ?
• Comptable, assurance, avocat, … difficile de savoir si le niveau de prestation correspond aux honoraires facturés.
• Tickets restaurant, papeterie, photocopieurs, hôtels, billets de train / avion, … la liste peut être longue.

Là encore, il est possible de passer par des groupements d’achats qui permettent d’obtenir des remises conséquentes malgré son faible volume d’achat.

NEGOCIER LES DEPENSES OBLIGATOIRES

« Les déchets souillés par le sang, les aiguilles, … doivent être collectés par des organismes accrédités. Mais il existe pour une même zone plusieurs prestataires pouvant réaliser l’opération : une situation idéale pour les mettre en concurrence ! ». En revanche la sélection du partenaire est importante :

• Les références : demandez quelques noms de clients pour lesquels la société travaille, afin de vérifier ce que vos confrères pensent de leurs services.
• Les certificats : obligatoires pour attester du traitement des déchets
• Nombre de passages : attention aux économies fictives ! Exigez un devis aux mêmes conditions que votre fournisseur actuel (par exemple collecte tous les 15 jours).
• Négociez chaque poste du devis : le coût du passage mais aussi le prix du container. On a souvent de bonnes surprises en regardant ce qui se fait ailleurs.

 LES PRODUITS TECHNIQUES

Implants, fauteuils, stérilisation, … Nous sommes souvent attachés à une marque qui nous suit depuis plusieurs années ou à une personne qui a toujours été présente et réactive. Quand on ne souhaite pas changer de fournisseur, difficile de le mettre en concurrence … Et bien tant que votre fournisseur ne sait pas que vous voulez travailler exclusivement avec lui, il est possible de négocier. Laissez entendre que vous avez été approché par une autre marque, que l’on vous a recommandé un autre prestataire, vous pouvez même aller jusqu’à faire faire d’autres devis et les lui montrer. « Dans nos formations nous expliquons qu’il est important d’y aller doucement pour ne pas brusquer son fournisseur, mais les résultats sont là. En période économique difficile un fournisseur ne veut pas perdre un client fidèle et il fera un petit geste supplémentaire ».

NEGOCIER AVEC SON PROTHESISTE?

Nous consacrerons bientôt un article entier sur le sujet, car les relations avec son/ses prothésiste(s) sont particulières : il s’agit souvent d’un partenariat qui peut durer depuis de nombreuses années et l’on attend aussi de son prothésiste autre chose qu’un prix. Qualité, délais, … sont des critères importants pour lesquels on est prêt à payer plus cher. Il n’empêche, selon l’adage « la confiance n’exclut pas le contrôle », parler de tarifs avec son prothésiste ne doit pas être tabou. Cela montrera que vous restez attentifs au marché et que vous souhaitez renforcer votre partenariat.

 CONCLUSION

En consacrant un peu de temps à ses achats on peut facilement économiser plusieurs milliers d’euros (en moyenne 3.000€ à 5.000€ par praticien) : « pour un cabinet de 4 dentistes dans le sud de la France, FORMATION CONSEIL ACHATS a identifié et mis en place 20.000€ d’économies en l’espace de quelques mois ».
Moralité : avant de penser à gagner plus, veillez à dépenser moins.

Emmanuel MONLEAU est consultant-associé pour la société FORMATION ACHATS dont les conseils en optimisation d’achats incluent de l’audit-conseil, de la formation aux achats et des outils logistiques et techniques quelle que soit la taille de votre cabinet dentaire.

Pour apprendre un peu plus, Emmanuel MONLEAU peut également intervenir sur le thème de l’optimisation des achats et des stocks pour des groupes de praticiens ou pour des sociétés scientifiques.
Contact : emmanuel@fc-achats.fr

Placards pleins à craquer, sous-sols remplis de cartons, ou à l’inverse rupture de stock au plus mauvais moment…  Nous sommes tous confrontés à cette problématique : Où stocker ses consommables pour toujours avoir ses produits disponibles avant une intervention ? Comment ranger ses stocks ? Que commander ? A quelle fréquence ?
Voici 5 erreurs à éviter :

1. COMMANDER EN GROSSES QUANTITE

Les fournisseurs en sont friands : 2 achetés = 1 offert, +50% offert, …. Ces promotions vous incitent à acheter en grosse quantité pour bénéficier de tarifs attractifs. La solution consiste à négocier : « Plutôt que de bénéficier de réductions nous négocions pour nos clients des conditions avantageuses valables toute l’année » explique Emmanuel MONLEAU, consultant associé. « Ils n’achètent donc que ce dont ils ont besoin et au prix bas ».

2. L.I.F.O

Ces initiales, pour “Last In First Out” (dernier dedans, premier dehors), nous rappellent le risque d’un stock trop plein : on ne vide et on ne remplit que la partie visible de son étagère. Pour une gestion de stock optimisée on préfère utiliser la technique dite « First In First Out » (premier dedans premier dehors) afin de faire tourner la marchandise : les nouvelles marchandises sont placées en fond de placard pour que lors du prochain besoin ce soit le produit « le plus ancien » qui soit utilisé. Cela reste une tendance naturelle dans la plupart des cabinets, mais vous saurez désormais que cette méthode a un nom.

3. LE STRICT NECESSAIRE

Solution ultime pour conserver ses stocks au minimum, ne commander que ce dont on a besoin. Mais cette solution n’est pas sans risque, elle demande un temps considérable pour calculer ce besoin minimum et une bonne boule de cristal. « Il est préférable de calculer la quantité moyenne à commander chaque quinzaine (basée sur sa consommation annuelle), assortie d’un stock de sécurité. » selon Emmanuel MONLEAU. Grâce à leurs outils on sait quelles quantités commander et on évite tout risque de rupture avec les coûts assortis (commande urgente au fournisseur, frais de transport express, …)

4. LA GESTION VISUELLE DES STOCKS

Si c’est elle qui gère les stocks, demandez à votre assistante quels sont ses critères pour décider quand recommander un produit. Elle vous répondra certainement qu’elle le voit. « Cette méthode empirique fonctionne, mais pour limiter les risques on a tendance à sur-stocker » rappelle FC-ACHATS. Des outils simples et pratiques existent pour faciliter cet exercice, la plupart issus de l’industrie et appliqués aux cabinets dentaires :

• des feuilles de synthèse (résumant pour chaque article quand repasser commande),
• des commandes par bacs (lorsqu’un produit est utilisé son emballage ou sa fiche sont placés dans un bac) ou un scanner de codes-barres. On sait exactement ce qui a été consommé et ce qu’il faut commander
• un logiciel de gestion de stock,
• …

« Le coût de telles solutions (achat d’un logiciel ou mise en place de fiches) est très vite amorti par les économies générées, mais nécessite pour chaque produit de calculer le niveau de stock nécessaire », précise FC-ACHATS.

5. STOCKER LES QUANTITES ANNUELLES

Pour certains produits stratégiques (comme les implants) vous pouvez être amenés à négocier avec les fournisseurs des marchés annuels. C’est une excellente approche, mais attention à ne pas en supporter le coût de stockage (des m² occupés) et le risque (vol, incendie, détérioration, obsolescence, …) ! Vous pouvez très bien passer un marché (et étaler le paiement sur 10 mois) avec un stock de sécurité chez vous et des appels de livraison tous les 15 jours ou tous les mois en fonction de la consommation de votre stock.

CONCLUSION

« Un stock optimisé c’est moins de surface occupée, moins de risque mais c’est aussi générateur de trésorerie car les produits qui ne sont pas en stock ne seront pas payés au fournisseur, donc cet argent reste sur votre compte bancaire » conclue FC-ACHATS. Grâce à des règles de bonnes pratiques et quelques outils simples on peut tenir un stock minimum sans prendre de risque. Il existe aussi des outils informatiques (pour de plus gros cabinets) qui viennent simplifier la gestion quotidienne des achats.

Emmanuel MONLEAU est consultant-associé pour la société FORMATION CONSEIL ACHATS dont les conseils en optimisation d’achats incluent de l’audit-conseil, des outils logistiques et techniques quelle que soit la taille de votre cabinet dentaire.

Pour apprendre un peu plus, Emmanuel MONLEAU peut également intervenir sur le thème de l’optimisation des achats et des stocks pour des groupes de praticiens ou pour des sociétés scientifiques.
Contact : e.monleau@codequa.fr

Pour les moins jeunes d’entre nous qui ont connu le passage à l’euro en 2002, une impression écrasante d’inflation plane…

Le débat sur les honoraires médico-chirurgicaux a laissé des traces indélébiles sur l’image des professionnels de santé. La démagogie l’a emporté et la majorité de nos concitoyens estime que les honoraires médicaux sont exagérés, en particulier ceux des chirurgiens-dentistes. Les victimes de la manipulation politico-médiatique qui pensent que les chirurgiens-dentistes ne sont que des cochons qui se goinfrent sur la misère des gens, n’ont pourtant aucune notion des coûts désormais astronomiques nécessaires à l’équipement des cabinets dentaires.

Nous sommes procuré un catalogue de fournitures dentaires de l’année 2005 et avons comparé les tarifs des mêmes produits dans le catalogue de 2014.

Nous avons sélectionné 10 produits couramment utilisés dans les cabinets dentaires :

EXEMPLE 1 : LES GANTS

EXEMPLE 2 : L’ANESTHÉSIQUE

EXEMPLE 3 : MATÉRIAU DE RESTAURATION

EXEMPLES 4 ET 5 : LES ADHÉSIFS

EXEMPLE 7, 8 ET 9 : LES SILICONES

EXEMPLE 9 ET 10 : LES CIMENTS

Ces chiffres sont tirés du catalogue du même fournisseur à 9 ans d’intervalle mais il y a fort à parier que l’inflation est comparable chez les autres fournisseurs de matériels dentaires.

D’après les calculateurs d’inflation disponibles sur internet, l’inflation globale sur cette période est d’environ 17%. Nos résultats montrent une inflation sur les produits dentaires se situant autour de 37%. A cela s’ajoutent les augmentations des charges salariales, des loyers, des cotisations sociales, des impôts… sans parler des surcoûts liés aux nouvelles normes et réglementations qui ne cessent de s’accumuler. Les tarifs opposables quant à eux demeurent! La NGAP et ses revalorisations aussi anciennes que dérisoires vivent leurs dernières heures mais il y a fort à parier que la nouvelle CCAM nous apportera son lot de nouveaux actes opposables qui ne seront probablement pas revalorisés avant les années 2040. D’ici là, l’inflation aura eu le temps de galoper.

Ah ça ira, ça ira, ça ira…